Các nguyên tắc cơ bản cần biết trong bảng mô tả công việc

Làm thế nào để viết được một bản mô tả công việc tốt. Điều đáng tiếc trong quản lý nhân sự tại nhiều doanh nghiệp Việt Nam hiện nay là bảng mô tả công việc thường được xem như một bản giao việc, chủ yếu liệt kê các đầu việc một cách khá sơ sài, dẫn đến bảng mô tả công việc chưa được sử dụng theo đúng vai trò cần có của nó. Bài viết dưới đây mà Revup muốn mang đến cho bạn các nguyên tắc cơ bản trong một bảng mô tả công việc.

Bảng mô tả công việc thường được xem như một bản giao việc

Bảng mô tả công việc thường được xem như một bản giao việc

Cấu trúc chuẩn của một bảng mô tả công việc 

Hầu hết, trên thị trường hiện nay thường gộp phần mô tả công việc chung với tin tuyển dụng, việc này thường dẫn đến thông tin của phần mô tả công việc sẽ bị nhà tuyển dụng lãng quên và được miêu tả nó một cách sơ sài. Vì vậy số lượng ứng viên nộp CV mẫu đẹp chưa thực sự như mong đợi.

Sau khi đã phân tích và tìm hiểu Revup muốn đưa ra một lời khuyên cho các nhà tuyển dụng đó là để có thể chọn lọc ra được một đội ngũ nhân viên sáng giá, thì cần một bảng mô tả công việc tốt, form mô tả công việc phải phù hợp với nơi đăng tải và nên lựa chọn những nơi đăng tải có sự tương tác cao như (facebook, zalo…), đồng thời kèm theo đó là một bảng mô tả công việc chi tiết và thống nhất. Bảng mô tả công việc này cần phải được đăng tải chính thức trên website tuyển dụng của doanh nghiệp để thể hiện độ uy tín cho các ứng viên.

 Bảng mô tả công việc cần được đăng tải chính thức trên website tuyển dụng

 Bảng mô tả công việc cần được đăng tải chính thức trên website tuyển dụng

Hiểu đúng về bảng mô tả công việc

Một bảng mô tả công việc cho một vị trí công việc là cơ sở để giúp người quản lý giao việc, theo dõi thực hiện công việc, đào tạo nhân viên, tuyển dụng và đánh giá kết quả công việc nhân viên. Đồng thời, bảng mô tả công việc cũng là cơ sở giúp nhân viên đảm nhận vị trí công việc đó để biết rõ mục tiêu của công việc, chức năng và nhiệm vụ, đảm bảo kết quả đối với các công việc được giao, quyền hạn và trách nhiệm khi thực hiện các công việc đó.

Như vậy, bảng mô tả công việc không chỉ là bản cam kết giữa người quản lý và nhân viên, mà còn là cơ sở hướng dẫn để nhân viên có thể thực hiện công việc của mình một cách phù hợp nhất, góp phần vào việc hoàn thành kế hoạch hoạt động của bộ phận, công ty và tổ chức.

Một bảng mô tả công việc tốt sẽ đảm bảo nhiệm vụ được hoàn thành

Một bảng mô tả công việc tốt sẽ đảm bảo nhiệm vụ được hoàn thành

Các nguyên tắc cơ bản khi viết bảng mô tả công việc

Mục tiêu công việc

Bảng mô tả công việc phải nêu lên được mục tiêu vị trí công việc. Đây chính là mục tiêu công việc sẽ phù hợp với các chức năng chính yếu mà vị trí đó phải đảm nhận.

Ví dụ, đối với vị trí Trưởng phòng nhân sự có chức năng phải đề xuất chính sách nhân sự, theo dõi và tư vấn thực hiện chính sách thì mục đích là “Bảo đảm chất lượng và số lượng nguồn nhân lực cho công ty, thông qua việc thực hiện các chính sách nhân sự phù hợp với nhu cầu người quản lý và mang lại hiệu quả nhất”

Chức năng và nhiệm vụ

Chức năng của mỗi vị trí sẽ được phân bổ từ chức năng chung của bộ phận. Để thực hiện được những chức năng này, bảng mô tả công việc phải chỉ ra được các nhiệm vụ thiết yếu. Nói một cách khác, chức năng là tổng hợp của một nhóm các nhiệm vụ tạo thành.

Nhiệm vụ sẽ được mô tả với các động từ, hành động cụ thể nhưng không phải là dạng quy trình. Mô tả là “làm cái gì” chứ không mô tả là “làm như thế nào”.

Chức năng và nhiệm vụ cần phải được sắp xếp theo một thứ tự quan trọng và có trình tự thực hiện và nên được diễn tả ngắn gọn và rõ ràng. Một số bảng mô tả công việc liệt kê quá nhiều các nhiệm vụ sẽ dẫn đến một bảng mô tả rườm rà mà vẫn có thể không mô tả hết được các nhiệm vụ chính yếu có thể phát sinh khi thực hiện công việc.

Mỗi một nhiệm vụ riêng lẻ hay một nhóm nhiệm vụ sẽ có mô tả yêu cầu kết quả kỳ vọng tổng thể cho vị trí công việc đó. Đây là những tiêu chuẩn đánh giá định tính và là cơ sở để quản lý và thực hiện công việc đối với người quản lý, tiêu chí thực hiện công việc cho nhân viên như đã đề cập.

Bảng mô tả công việc là tiêu chuẩn đánh giá định tính 

Bảng mô tả công việc là tiêu chuẩn đánh giá định tính 

Quyền hạn và trách nhiệm

Quyền hạn và trách nhiệm phải có sự tương ứng với chức năng và nhiệm vụ của vị trí. Mỗi cá nhân được chủ động thực hiện các nhiệm vụ của mình nhưng phải đi kèm với quyền hạn và đồng thời phải chịu trách nhiệm cho kết quả công việc đó. Các quyền hạn chủ yếu thường sẽ bao gồm quyền hạn về sử dụng nguồn lực tài chính, nhân sự hay đại diện ký kết văn bản, quyết định. Trong khi đó trách nhiệm chủ yếu là về tài sản, tài chính, pháp lý, con người liên quan tới quá trình thực thi nhiệm vụ.

Yêu cầu năng lực

Năng lực là yêu cầu cần thiết ở mức tối thiểu đối với vị trí để có thể thực hiện được các nhiệm vụ đã nêu. Các yêu cầu năng lực cơ bản bao gồm học vấn, chuyên môn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng và thái độ.

Như vậy, để viết một bảng mô tả công việc tốt cần nhiều thông tin hơn so với một danh sách công việc thường làm của một vị trí. Hệ thống các bảng mô tả công việc được xây dựng một cách bài bản, chắc chắn sẽ là công cụ đắc lực trong quản lý nhân sự và hoạt động của doanh nghiệp.

Năng lực là yêu cầu cần thiết ở mức tối thiểu để hoàn thành nhiệm vụ

Năng lực là yêu cầu cần thiết ở mức tối thiểu để hoàn thành nhiệm vụ

Làm gì để có một bảng mô tả công việc tốt nhất

Nhà tuyển dụng nào cũng mong muốn tìm được một nhân viên xuất sắc. Thế nhưng nhiều người không đánh giá đúng tầm quan trọng của bảng mô tả công việc để rồi phải tuyển “nhầm” ứng viên. Vậy làm thế nào để tránh sai lầm đáng tiếc này?

Bảng mô tả công việc chỉ cần tóm tắt đơn giản những trách nhiệm và kỹ năng cần thiết cho vị trí ứng tuyển. Nhưng đáng tiếc, rất nhiều nhà tuyển dụng không chú trọng hoặc không biết cách viết bảng mô tả công việc hiệu quả, vì thế dẫn đến tình trạng tuyển nhân viên không đúng như mong muốn.

Bảng mô tả công việc chỉ cần tóm tắt đơn giản những trách nhiệm cần thiết

Bảng mô tả công việc chỉ cần tóm tắt đơn giản những trách nhiệm cần thiết

Trên đây là những thông tin cần biết có trong một bảng mô tả công việc cần thiết cho doanh nghiệp mà Revup muốn chia sẻ đến bạn đọc. Hy vọng sẽ giúp bạn hiểu rõ và thực hiện bảng mô tả công việc một cách tốt nhất để mang lại hiệu quả cao.

Trương Thái Hạnh

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Protected with IP Blacklist CloudIP Blacklist Cloud
0979.73.71.73 0832.246.555

Gọi Ngay

Email

Facebook

Zalo

Csss