Biên bản giao nhận hàng hóa được sử dụng giữa bên mua hàng và bên nhận hàng nó là chứng từ xác nhận việc trao đổi mua bán có hiệu lực pháp lý. Cùng ReVup tìm hiểu những thông tin cần có trong một biên bản giao nhận hàng hóa nhé.
Một biên bản giao nhận hàng hóa cần có đầy đủ thông tin
Biên bản giao nhận hàng hóa là gì?
Biên bản giao nhận hàng hóa là một loại chứng từ thể hiện việc giao nhận hàng hóa, sản phẩm, vật tư đã xảy ra trên thực tế. Có nghĩa là bên bán đã giao hàng và bên mua đã nhận hàng theo sự thỏa thuận của hai bên trước đó.
Biên bản sẽ được thực hiện ngay sau khi hợp đồng mua bán được ký kết.
Khi bên bán đã giao đủ số lượng hàng hóa cho bên mua thì bên này sẽ phải kiểm tra sau đó ký xác nhận theo đúng quy định.
Biên bản giao nhận hàng hóa phải chứa đựng thông tin đầy đủ của các bên tham gia lẫn món hàng được giao.
Nhằm tránh ảnh hưởng về kinh tế cũng như tránh xảy ra sai sót hàng hóa và tiền bạc.
Việc lập biên bản giao nhận hàng hóa sẽ giúp cho các doanh nghiệp vận hành tốt hơn.
Chữ ký rất quan trọng trong một biên bản giao nhận hàng hóa
Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa được sử dụng hiện nay: Có rất nhiều mẫu biên bản giao nhận hàng hóa khác nhau sau đây là mẫu thường được dùng.
Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa thông dụng
Tại sao cần dùng biên bản bàn giao nhận hàng hóa?
Khi doanh nghiệp kinh doanh hoạt động mua bán, vận chuyển hàng hóa thì biên bản giao nhận hàng hóa được lập nhằm thể hiện nội dung giao nhận hàng hóa, sản phẩm, thời điểm bàn giao, vật tư, địa điểm bàn giao từ bên bán cho bên mua về quy cách, chủng loại, chất lượng, số lượng theo đơn hàng mua sắm hay hợp đồng mua bán trước đó. Hoặc nội dung danh sách những sản phẩm cần vận chuyển từ nơi này đến nơi khác.
Bên cạnh đó biên bản giao nhận hàng hóa còn là chứng cứ xác minh việc giao nhận hàng đầy đủ hàng hóa giữa bên mua và bán hay bên cần chuyển hàng đã giao hàng và bên nhận hàng đã nhận đủ hàng. Đó là căn cứ để phát hành phiếu nhập, xuất kho hàng hóa.
Ngoài ra biên bản giao nhận hàng hóa là một trong những văn bản mang tính pháp lý cao có đính kèm với hợp đồng mua bán, vận chuyển nếu khi xảy ra mâu thuẫn phát sinh giữa hai bên. Vì vậy, cho dù đơn hàng mua bán, vận chuyển lớn hay nhỏ thì việc lập biên bản giao nhận hàng hóa là vô cùng quan trọng.
Các nội dung trong một biên bản giao nhận hàng hóa
Để lập được một mẫu biên bản giao nhận hàng hóa đúng quy định cần chú ý các nội dung sau:
- Thông tin của biên bản giao nhận hàng hóa phải được viết rõ ràng, rõ nghĩa, chính xác thời gian địa điểm và thông tin sản phẩm (quy cách, chủng loại, chất lượng, nơi sản xuất, số lượng, tình trạng, giá trị của từng sản phẩm, …), thông tin chủ thể có trong biên bản.
- Biên bản giao nhận hàng hóa là một phần không thể tách rời với hợp đồng mua bán và là cơ sở chứng minh việc hoàn tất quy trình mua bán hay vận chuyển trong hoạt động mua bán hàng hóa. Ngoài ra nó còn là chứng cứ xác minh việc giao hàng hóa vận chuyển giữa các cá nhân với doanh nghiệp
- Chữ ký trong biên bản giao nhận hàng hóa phải là chữ ký sống của các chủ thể có tên trong biên bản giao nhận hàng hóa và các người có liên quan kèm con dấu đầy đủ (nếu có). Việc có đầy đủ chữ ký sẽ giúp cho biên bản giao nhận hàng hóa đảm bảo được giá trị pháp lý của mình và sự thống nhất của hai bên. Một biên bản giao nhận hàng hóa không có chữ ký được xem là vô hiệu lực.
Thông tin của biên bản giao nhận hàng hóa phải được viết rõ ràng
Cấu trúc cơ bản của một biên bản giao nhận
Mỗi một giấy chứng từ nào cũng đều có cấu trúc riêng của nó và biên bản giao nhận hàng hóa cũng không ngoại lệ. Cùng tham khảo các nội dung không thể thiếu của một biên bản giao nhận hàng hóa dưới đây:
- Quốc hiệu tiêu ngữ luôn có
- Nội dung tên biên bản (ví dụ: Biên bản giao nhận hàng hóa hải quan,… )
- Thời gian địa điểm giao nhận hàng hóa giữa hai bên
- Thông tin bên giao hàng: tên công ty, địa chỉ, đại diện, chức vụ, số điện thoại người đại diện
- Thông tin bên nhận hàng: tên công ty, địa chỉ, đại diện, chức vụ, số điện thoại người đại diện
- Thông tin nội dung hàng hóa, sản phẩm, vật tư bàn giao: tên sản phẩm, quy cách, số lượng, chất lượng, nơi sản xuất, đơn giá,…..
- Cam kết giữa hai bên về việc giao nhận hàng hóa
- Thông tin đầy đủ có ký tên xác nhận việc giao nhận hàng hóa
Cam kết giữa hai bên về việc giao nhận hàng hóa
Các vấn đề cần lưu ý khi lập biên bản giao nhận hàng hóa
- Biên bản giao nhận hàng hóa cần lập thành 02 bộ để mỗi bên giữ 01 bộ (có giá trị pháp lý như nhau) giúp đảm bảo tính minh bạch của biên bản. Ngoài ra, khi xảy ra tranh chấp giữa biên bản giao nhận hàng hóa này kèm với hợp đồng mua bán / vận chuyển sẽ là cơ sở chứng cứ tại các cơ quan thẩm quyền có liên quan.
- Có rất nhiều mẫu biên bản giao nhận hàng hóa lưu hành hiện nay, nhưng tùy thuộc vào mỗi đối tượng hàng hóa mà sẽ có một loại biên bản giao nhận phù hợp như: biên bản giao nhận hàng hóa hải quan, biên bản giao nhận hàng hóa mẫu, biên bản giao nhận hàng hóa trang thiết bị,… Vì vậy trước khi lập một biên bản giao nhận hàng hóa bạn cần chú ý đối tượng của mình là gì để lựa chọn mẫu biên bản thích hợp.
- Biên bản giao nhận hàng hóa là loại giấy tờ quan trọng có tính pháp lý cao do đó cần chú ý việc bảo quản và lưu trữ sau khi các bên đã ký đầy đủ.
Có rất nhiều mẫu biên bản giao nhận hàng hóa lưu hành hiện nay
Việc ký kết biên bản giao nhận hàng hóa là điều rất quan trọng nó mang lại nhiều lợi ích cho cá nhân và cả doanh nghiệp. Hy vọng những thông tin ReVup đã nêu trên sẽ giúp bạn hiểu rõ và sử dụng biên bản giao nhận hàng hóa một cách hợp lý.
- Cách Ghi Hồ Sơ Xin Việc Chi Tiết Nhất Và Tạo Ấn Tượng Với Nhà Tuyển Dụng - Tháng Hai 15, 2024
- REVUP nhận cung ứng lao động tại KCN Nhơn Trạch II – Lộc Khang uy tín - Tháng Tư 1, 2023
- Đơn vị cung ứng lao động tại KCN Xuân Lộc uy tín nhất - Tháng Ba 25, 2023
