Trong mỗi một cuộc họp, đều có người chịu trách nhiệm ghi lại toàn bộ nội dung, diễn biến cuộc họp cũng như số lượng người tham gia để lưu trữ và minh chứng. Nhưng biên bản cuộc họp là gì? Hay cách thức lập biên bản cuộc họp ra sao? Không phải nhân viên nào cũng đã nắm rõ. Vì vậy, hãy cùng Revup tìm hiểu kĩ hơn về loại biên bản này qua bài viết sau đây.
Biên bản cuộc họp là gì?
Biên bản cuộc họp là một loại văn bản quan trọng, thường được dùng cho các cuộc họp như họp bình xét thi đua, họp bàn giao công việc, họp phân công nhiệm vụ… Mục đích của loại văn bản này là ghi lại những gì đã phát sinh trong cuộc họp. Bao gồm: mục đích, số người tham gia, quá trình họp, ý kiến của người tham gia và kết quả.
Biên bản này được tạo ra nhằm lưu trữ thông tin, được coi như một loại tài liệu lịch sử và không có hiệu lực pháp lý. Tuy nhiên, biên bản cũng được xem là căn cứ chứng minh những quyết định, lời nói diễn ra trong cuộc họp.
Biên bản họp dùng để lưu trữ thông tin
Cách thức để tạo một biên bản cuộc họp chuẩn
Để thực hiện một biên bản cuộc họp tốt, chứa đầy đủ nội dung, cần chia quá trình tạo biên bản làm 3 giai đoạn: chuẩn bị, thực hiện và hoàn tất biên bản. Nếu thiếu một giai đoạn nào, văn bản sẽ không thể hoàn chỉnh được.
Chuẩn bị trước
Đầu tiên, cần chuẩn bị sẵn một mẫu biên bản theo đúng quy định và và yêu cầu của đơn vị. Một số nội dung căn bản cần có trong mỗi biên bản họp là:
- Loại hình cuộc họp.
- Thời gian, địa điểm tổ chức buổi họp
- Danh sách thành phần tham dự, gồm: số lượng, họ tên, chức danh,…
- Nội dung cuộc họp, bao gồm: mục đích, lịch trình diễn ra cuộc họp , ý kiến đóng góp của người tham gia,…
- Kết luận, phương hướng giải quyết vấn đề, mục tiêu đã nêu ra ở đầu buổi họp
Ngoài ra, người chịu trách nhiệm lập biên bản cũng cần mang theo các dụng cụ hay thiết bị cần thiết khác để hỗ trợ ghi lại nội dung buổi họp. Một vật không thể thiếu nhất chính là sổ tay ghi chép hoặc máy tính xách tay. Bên cạnh đó, cũng có thể sử dụng thêm các thiết bị công nghệ khác để giúp công việc suôn sẻ hơn như máy ghi âm nếu được chấp thuận sử dụng.
Thực hiện ghi chép biên bản
Trong quá trình thực hiện ghi chép lại biên bản về cuộc họp, có một vài điều chắc chắn không thể bỏ qua. Cụ thể là:
Người chịu trách nhiệm về biên bản cần biết tốc ký, ghi chép nhanh nhưng vẫn phải đầy đủ những thông tin trọng yếu. Đặc biệt, nội dung cuộc họp mới là quan trọng nhất. Trong quá trình ghi chép khi cuộc họp đang diễn ra, người thực hiện có thể lược bớt những đoạn viết rườm rà, chỉ ghi ý chính và có thể bổ sung sau.
Cần ghi chép có chọn lọc và logic để những người không tham dự cuộc họp cũng có thể hiểu được vấn đề. Người ghi chép cần đi thẳng vào trọng tâm cuộc họp, không trình bày dài dòng, lan man để tránh mất thời gian của cả mình lẫn người đọc văn bản.
Những nội dung được ghi lại trong biên bản cần được bảo đảm tính trung thực, khách quan. Người chịu trách nhiệm lập biên bản không thể để ý kiến cá nhân xen vào biên bản, không thêm bớt hay bình luận.
Sau khi kết thúc cuộc họp, để đảm bảo tính chính xác, biên bản này cần được đọc công khai với tất cả mọi người tham dự để có thể chỉnh sửa những phần chưa đúng. Cuối cùng, để mọi người ký tên để nhận phần trách nhiệm của mình.
Quá trình lập biên bản họp có vài lưu ý
Để hoàn thiện biên bản cuộc họp một cách tốt nhất, cần hoàn tất lại biên bản này ngay sau cuộc họp. Tạo một biên bản chính thức, bổ sung thêm những thông tin còn thiếu và chỉnh sửa lại các lỗi tồn tại trong văn bản. Sau đó, người ghi chép cần hiệu chỉnh lại biên bản sao cho đúng chính tả và ngữ pháp rồi đem xin phê duyệt.
Mẫu biên bản cuộc họp
Sau đây là mẫu biên bản cuộc họp thường được sử dụng nhất. Tuy nhiên, biên bản này chỉ mang tính tham khảo. Bạn cần tìm hiểu thêm những quy định về lập biên bản này của tại công ty bạn để chỉnh sửa sao cho phù hợp nhất.
Chú thích:
(1) (3) Chủ đề, mục đích mở cuộc họp.
(2) Doanh nghiệp, công ty, bộ phận, nơi tổ chức cuộc họp
(4) Cấp trên, người mở cuộc họp, đặt vấn đề, yêu cầu và đưa ra hướng giải quyết và tổng kết ý kiến nhằm giải quyết vấn đề.
(5) Người đảm nhiệm tổ chức buổi họp và điểm danh thành phần tham dự đồng thời tạo biên bản cuộc họp
(6) Nhân viên, đại diện phòng ban trong công ty có liên quan đến mục đích cuộc họp và được yêu cầu tham gia.
(7) Thông tin chi tiết của buổi họp: Vấn đề cần giải quyết, ý kiến về phương hướng xử lý, thảo luận và đưa ra kết quả,…
(8) Người chủ trì cuộc họp cùng các thành phần khác thống nhất đưa ra phương hướng giải quyết vấn đề.
Mỗi một cuộc họp đều cần lập biên bản
Biên bản cuộc họp rất quan trọng, dường như không thể thiếu trong mỗi cuộc họp. Hy vọng bài viết trên đây có thể đem đến cho bạn những thông tin hữu ích về việc thành lập loại biên bản này.
- REVUP nhận cung ứng lao động tại KCN Nhơn Trạch II – Lộc Khang uy tín - Tháng Tư 1, 2023
- Đơn vị cung ứng lao động tại KCN Xuân Lộc uy tín nhất - Tháng Ba 25, 2023
- Đơn vị cung ứng lao động tại KCN Thạnh Phú chuyên nghiệp - Tháng Ba 18, 2023
