Quản lý đơn hàng là một trong những ngành đang được nhiều người ưa chuộng nhất hiện nay. Khi các sàn giao dịch điện tử ra đời, mỗi ngày nhân viên phải xử lý rất nhiều đơn hàng lớn. Nếu không có cách quản lý hiệu quả thì chúng ta không thể nào vận chuyển đơn đến tay khách hàng nhanh chóng được. Vậy nên, chúng tôi sẽ bật mí cho bạn phương pháp quản lý đơn hàng đúng quy trình nhất hiện nay.
Tìm hiểu quản lý đơn hàng là gì?
Quản lý đơn hàng là quy trình theo dõi tình trạng đơn hàng và thực hiện các công đoạn xử lý đơn hàng hoàn tất như lấy hàng, đóng gói, vận chuyển và xử lý các yêu cầu sau khi giao cho người mua. Tùy thuộc theo tính chất hoạt động, từng công ty sẽ có cách lựa chọn các hình thức quản lý đơn hàng như sau:
- Hình thức quản lý trực tiếp: phân chia nhân viên thành những nhóm nhỏ do nhóm trưởng giám sát để phụ trách một số đơn hàng cho các khách hàng nhất định.
- Hình thức quản lý theo chức năng: phân chia nhân sự thành bộ phận theo các chức năng có tính chất khác nhau.
- Hình thức quản lý theo sản phẩm: quản lý theo từng nhóm sản phẩm đã được phân loại.
- Hình thức quản lý theo địa lý: phân chia khách hàng theo khu vực địa lý để có các quản lý thích hợp.
Bên cạnh nguồn lực nội bộ, cơ sở vật chất thì quy trình quản lý đơn hàng cũng cần đến các nhà cung cấp và dịch vụ Chăm sóc khách hàng. Có thể thấy, việc quản lý đơn hàng không hề dễ như chúng ta nghĩ. Để có thể đảm bảo các giai đoạn có thể trơn tru, liền mạch thì người quản lý cần có kinh nghiệm chuyên môn cao.
Nhân viên quản lý đơn hàng là gì?
Nhân viên quản lý đơn hàng trong tiếng Anh là Merchandiser – người chịu trách nhiệm về đơn hàng của khách, đảm bảo hàng hóa từ khâu nguyên liệu đến khi thành phẩm và giao đến cho khách hàng phải đạt chất lượng tốt. Công việc của nhân viên đơn hàng cụ thể sẽ như sau:
- Tiếp nhận đơn hàng và hỗ trợ lên đơn hàng cho khách hàng.
- Lên kế hoạch xử lý đơn hàng theo tiêu chuẩn và yêu cầu cam kết.
- Giám sát, liên tục cập nhật tình trạng đơn cho các bộ phận liên quan biết.
- Làm việc với nhà cung cấp hay các bộ phận liên quan đến vật tư, kỹ thuật để đáp ứng đủ số lượng và chất lượng nguyên liệu phục vụ quá trình xử lý đơn hàng.
- Kiểm soát, giám sát tiến độ xử lý đơn hàng cùng với sự phối hợp giữa các bộ phận và đưa ra các hướng giải pháp khi cần.
- Giữ liên hệ với khách hàng trong suốt quá trình để xem khách hàng có yêu cầu phát sinh gì không.
- Ghi chép và lập báo cáo chi phí, doanh thu và các phát sinh trong quá trình xử lý đơn hàng với bộ phận tài chính.
Hướng dẫn quy trình quản lý đơn hàng hiệu quả
Bước 1: Tiếp nhận đơn đặt hàng và phân loại
Sau khi tiếp nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng, bạn tiến hành phân các đơn hàng thành 4 loại sau:
- Pre – Order (Đặt hàng trước): đơn hàng được đặt khi sản phẩm chuẩn bị tung ra thị trường.
- Backorder (Đặt hàng lại): đơn hàng mà nhà bán lẻ tiếp nhận khi đã hết sản phẩm nhưng sau đó sẽ lập tức liên hệ với nhà cung cấp để kịp giao hàng cho khách.
- Hàng Order: đơn hàng mà khách hàng đặt có thể có hoặc không ở kho người bán (nếu người bán không có sẵn sẽ nhập về).
- Purchase order: đơn đặt hàng với các nhà cung cấp mà công ty mua nguyên vật liệu hoặc sản phẩm từ họ.
Bước 2: Xử lý đơn hàng tốc độ nhanh
Có thể nói tốc độ và sự chính xác chính là 2 yếu tố quan trọng nhất mà người quản lý cần có trong bước này. Tùy thuộc vào mỗi công ty mà chúng ta sẽ có 3 phương pháp xử lý đơn hàng dưới đây.
- Warehouse fulfillment: công ty có kho hàng riêng, tự quản lý các hoạt động đến khi hoàn tất đơn hàng. Thường hình thức này sẽ ứng dụng cho công ty có quy mô, ngân sách lớn.
- Dropshipping: người bán không sở hữu hàng hóa nhưng họ sẽ liên hệ với nhà cung cấp vận chuyển hàng trực tiếp cho người mua.
- Third – party fulfilment: đẩy mạnh việc thuê các dịch vụ bên ngoài thực hiện các hoạt động quản lý đơn hàng.
Khi lấy hàng, bạn có thể áp dụng 1 trong 4 cách sau: lấy từng cái một (single order), chọn theo nhóm (Batch picking), chọn theo khu vực (Zone Picking) và chọn theo từng đợt (Wave Picking). Sau đó, bạn tiến hành chọn bao bì có kích thước gói hàng để đóng gói rồi cana hàng và dán nhãn mã vạch.
Cuối cùng, bạn tiến hàng giao đơn hàng cho người mua đúng hẹn. Để làm được điều đó thì đầu tiên, bạn in mã vận chuyển và hóa đơn, đánh dấu đơn hàng đã vận chuyển trên phần mềm quản lý rồi gửi email xác nhận giao hàng, tình trạng đơn hàng cho khách hàng theo dõi.
Bước 3: Xử lý yêu cầu khách hàng sau khi bán
Trong quá trình xử lý và giao hàng đến người mua, chúng ta có thể gặp các vấn đề như giao sai hàng, thời gian giao hàng lâu, thiếu sản phẩm hay sản phẩm kém chất lượng,… Lúc này, bạn cần lắng nghe, thấu hiểu khách hàng để có biện pháp xử lý tốt nhất để xoa dịu khách hàng như hoàn trả hàng miễn phí, đổi trả hàng thoải mái, giảm giá hàng,…
Trên đây, chúng tôi đã giới thiệu cho bạn biết những thông tin về công việc quản lý đơn hàng một cách chi tiết. Nếu bạn đang có ý định là công việc này thì hãy note lại ngay quy trình quản lý đơn hàng hiệu quả mà revup.vn đã giới thiệu ở trên nhé!
- REVUP nhận cung ứng lao động tại KCN Nhơn Trạch II – Lộc Khang uy tín - Tháng Tư 1, 2023
- Đơn vị cung ứng lao động tại KCN Xuân Lộc uy tín nhất - Tháng Ba 25, 2023
- Đơn vị cung ứng lao động tại KCN Thạnh Phú chuyên nghiệp - Tháng Ba 18, 2023
