Nếu bạn hiện đang là giáo viên, nhân viên văn phòng hoặc kế toán thì các bạn phải thường xuyên làm việc và thao tác với các con số trên bảng tính Microsoft Excel. Vậy làm cách nào để tìm kiếm dữ liệu theo điều kiện nhanh chóng theo chuỗi ký tự, theo tên hay theo giá trị số nào đó để phục vụ công việc một cách nhanh chóng? Bài viết này của Revup sẽ hướng dẫn cho các bạn cách sử dụng hàm tìm kiếm có điều kiện trong Excel một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Các hàm tìm kiếm có điều kiện trong Microsoft Excel
Hàm VLOOKUP
Thông thường, để tìm kiếm dữ liệu thỏa mãn điều kiện trong một phạm vụ hay một bảng tính Excel thì chúng ta thường hay nghĩ ngay đến hàm VLOOKUP. Vì đây là một hàng tìm kiếm có điều kiện trong Microsoft Excel với chức năng chính là tìm kiếm giá trị trong bảng tính cho trước.
Công thức: =VLOOKUP(Giá trị bạn muốn dò tìm, Vùng chứa dữ liệu [Cột dò tìm + Cột kết quả], Số cột trong ô mà bạn muốn trả về, trả về kết quả tìm kiếm chính xác/tương đối gần chính xác trong đó 1/TRUE và 0/FALSE).
Nếu giá trị TRUE được bỏ qua thì kết quả tương đối gần đúng sẽ được trả về, tức là nếu kết quả chính xác mà không tìm thấy thì hàm VLOOKUP sẽ trả về giá trị lớn nhất kế tiếp nhỏ hơn giá trị mà bạn dò tìm.
Lưu ý khi sử dụng hàm tìm kiếm có điều kiện VLOOKUP:
- Có 2 kiểu tìm kiếm khi sử dụng hàm VLOOKUP là tìm kiếm trả về kết quả tương đối và tìm kiếm trả về kết quả chính xác
- Khi bạn muốn tìm kiếm bằng hàm VLOOKUP theo kiểu cho kết quả tương đối thì danh sách tìm kiếm phải được sắp xếp và sẽ hàm VLOOKUP sẽ tìm kiếm giá trị từ bên trái qua bên phải
- Công thức hàm VLOOKUP có thể được kết hợp với nhiều hàm khác nhau như hàm CHOOSE, IF,…
- Khi dùng hàm VLOOKUP, bạn phải cố định bảng tìm kiếm và điều kiện tìm kiếm một cách phù hợp và linh hoạt
- Và điều cuối cùng là số cột tìm kiếm nhỏ hơn hoặc bằng số cột của bảng tìm kiếm.
Hàm VLOOKUP có 2 điều kiện
Đối với hàm VLOOKUP thông thường như trên, bạn có thể thấy được hàm dò tìm được một cùng dữ liệu thậm chí, một giá trị hoặc một chuỗi văn bản. Với các điều kiện tìm kiếm dữ liệu có nhiều ô, nhiều chuỗi văn bản và nhiều giá trị khác nhau thì hàm VLOOKUP 2 điều kiện dưới đây sẽ giúp bạn dễ dàng thực hiện được.
Nếu bạn sử dụng hàm tìm kiếm có điều kiện trong Microsoft Excel với hàm VLOOKUP có 2 điều kiện thì bạn có thể dễ dàng lựa chọn sử dụng với hai cách là dùng công thức mảng Excel và dùng cột phụ. Mỗi cách thực hiện đều có ưu điểm và nhược điểm riêng biệt, tùy thuộc vào trường hợp mà bạn có thể cân nhắc lựa chọn sử dụng theo cách nào.
Chọn cách tạo cột phụ
Cách thực hiện đơn giản khi sử dụng hàm VLOOKUP 2 điều kiện là tạo cột phụ. Từ các điều kiện có sẵn trong bảng tính, bạn chỉ cần tổng hợp lại và dùng hàm VLOOKUP tìm kiếm 2 điều kiện. Tùy vào yêu cầu cụ thể mà bạn sẽ ghép lại các cột điều kiện với nhau theo các cách khác nhau, thông thường hàm được sử dụng để ghép các điều kiện lại với nhau bằng ký hiệu “&”.
Chọn sử dụng công thức mảng
Công thức mảng là loại công thức trong Excel có thể thực hiện nhiều phép tính và trả về kết quả trong một ô và nhiều ô trong mảng. Công thức mảng sẽ được tính bằng cách:
- Nhập công thức tính toán vào vùng ô hoặc ô cần nhập công thức
- Công thức mảng sẽ được kết thúc bằng tổ hợp phím Ctrl + Shift + Enter
Lưu ý khi sử dụng công thức mảng trong hàm tìm kiếm có điều kiện trong Microsoft Excel để bảo toàn vùng tính toán cũng như chỉnh sửa công thức, đồng bộ dữ liệu khi cập nhật.
Lưu ý khi sử dụng hàm VLOOKUP tìm kiếm 2 điều kiện bằng công thức mảng
- Khi sử dụng công thức mảng, bạn cần kết thúc công thức bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift Enter
- Dấu ngoặc nhọn {} sẽ được Excel tự động chèn thêm vào sau khi kết thúc nhập công thức
- Công thức mảng là công thức khó để áp dụng, nếu bạn sử dụng thành thạo công thức mảng trong Excel thì bạn có thể tránh được nhiều sai sót trong quá trình tính toán. Tuy nhiên, nếu bạn thành thạo sử dụng công thức mảng thì sẽ hỗ trợ rất nhiều trong công việc.
Sử dụng kết hợp hai hàm INDEX/MATCH
Ngoài cách sử dụng hàm tìm kiếm có điều kiện VLOOKUP trong Excel, bạn có thể sử dụng kết hợp hàm INDEX/MATCH để tìm kiếm nhiều điều kiện từ bảng tính Excel để trả về nhiều kết quả.
Công thức hàm INDEX: =INDEX(vùng giá trị kết quả tìm kiếm, hàng lấy kết quả dò tìm, cột lấy kết quả dò tìm)
Công thức hàm MATCH: =MATCH(vùng giá trị cần tìm kiếm, mảng để tìm kiếm, kiểu khớp).
Kết hợp hai hàm INDEX và MATCH để tìm kiếm có điều kiện: =INDEX(Vùng kết quả tìm kiếm, MATCH(Vùng giá trị cần dò, Cột tìm kiếm chứa giá trị dò tìm, Kết quả dò tìm trả về chính xác/Kết quả dò tìm trả về tương đối gần đúng).
Nên sử dụng hàm tìm kiếm có điều nào trong Excel?
Mỗi hàm tìm kiếm có điều kiện đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng, tùy từng trường hợp mà bạn có thể linh hoạt sử dụng. Việc sử dụng hàm MATCH và hàm INDEX để tìm kiếm có điều kiện sẽ dễ hơn trong đa số trường hợp.
Chẳng hạn như khi bạn sử dụng hàm VLOOKUP để tìm kiếm có điều kiện mà cột chứa giá trị cần dò tìm nằm bên trái thay vì bên phải của vùng dữ liệu thì bạn cần sử dụng kết hợp với hàm CHOOSE để dò tìm. Còn nếu kết hợp hai hàm INDEX và MATCH thì bạn có thể sử dụng công thức bên trên để dò tìm:
=INDEX(Vùng kết quả tìm kiếm, MATCH(Vùng giá trị cần dò, Cột tìm kiếm chứa giá trị dò tìm, Kết quả dò tìm trả về chính xác/Kết quả dò tìm trả về tương đối gần đúng).
Lỗi thường gặp khi sử dụng hàm tìm kiếm có điều kiện trong Excel
Lỗi khi hiển thị #N/A
Đối với hàm VLOOKUP, giá trị cuối cùng mà bạn lựa chọn phép toán trả về kết quả tương đối hoặc chính xác. Tuy nhiên, giá trị này không buộc bạn phải điền, đa số các trường hợp, bạn cần dò tìm một giá trị cụ thể như tên nhân viên hoặc giá tiền thì bạn cần sử dụng phép toán chính xác.
Do đó, khi sử dụng hàm tìm kiếm có điều kiện trong Microsoft Excel để dò tìm một giá trị cụ thể và là duy nhất thì FALSE là giá trị bạn cần nhập vào cuối. Nhưng nếu bạn để trống, công thức sẽ mặc định giá trị TRUE và TRUE sẽ dựa trên dữ liệu được sắp xếp tăng dần. Và khi này, kết quả không chính xác sẽ được trả về.
Để khắc phục lỗi này, nếu bạn tìm kiếm một giá trị duy nhất và cụ thể, bạn nên để tham số cuối cùng trong công thức là FALSE.
Lỗi #REF!
Lỗi hiển thị REF! thường xuất hiện khi số cột lấy kết quả tìm kiếm có giá trị nhỏ hơn phạm vi ô tìm kiếm. Nếu đã kiểm tra và trong trường hợp cần trợ giúp thêm về lỗi này thì bạn có thể truy cập vào trang VLOOKUP #REF! nhé.
Lỗi #VALUE!
Lỗi hiển thị #VALUE! thường xuất hiện khi số cột lấy kết quả trong bảng dò tìm có giá trị nhỏ hơn 1 hoặc không là dạng số hoặc tham số cuối cùng trong công thức hàm không bằng TRUE hoặc FALSE.
Vậy là Revup đã hướng dẫn bạn cách sử dụng các hàm tìm kiếm có điều kiện trong Microsoft Excel đơn giản, nhanh chóng để hỗ trợ cho công việc của mình. Nếu các bạn có thêm bất kỳ thắc mắc nào khác thì có thể liên hệ đến số điện thoại 0939.73.71.73 để được Revup hướng dẫn nhé!
- Cách Ghi Hồ Sơ Xin Việc Chi Tiết Nhất Và Tạo Ấn Tượng Với Nhà Tuyển Dụng - Tháng Hai 15, 2024
- REVUP nhận cung ứng lao động tại KCN Nhơn Trạch II – Lộc Khang uy tín - Tháng Tư 1, 2023
- Đơn vị cung ứng lao động tại KCN Xuân Lộc uy tín nhất - Tháng Ba 25, 2023
