Trong vô vàn các CV được gửi đến doanh nghiệp thì phòng nhân sự sẽ tiến hành sàng lọc các ứng cử viên để mời đến phỏng vấn nhằm tuyển chọn những nhân viên mới làm việc cho doanh nghiệp.
Nhưng có một số lưu ý khi viết thư mời phỏng vấn mà chưa chắc các bạn đã biết hết. Bài viết này của Revup sẽ chỉ ra cho các bạn một số điểm cần lưu ý khi viết thư mời phỏng vấn gửi cho ứng cử viên trong email.
Thư mời phỏng vấn là gì?
Thư mời phỏng vấn là loại thư được các công ty sử dụng để đặt lịch hẹn cho các ứng viên đến phỏng vấn. Bộ phận nhân sự của các doanh nghiệp có trách nhiệm gửi thư mời phỏng vấn cho các ứng viên qua email được đề cập trong CV. Và thông qua thư mời này, các ứng viên sẽ nắm được địa điểm cũng như ngày giờ chính xác của buổi phỏng vấn.
Thư mời phỏng vấn
Thư mời phỏng vấn gửi qua email gồm những phần nào?
Để thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty, bộ phận tuyển dụng cần gửi thư mời phỏng vấn đầy đủ nội dung với văn phong chuyên nghiệp và thân thiện. Về cơ bản, bạn phải trình bày đầy đủ những nội dung sau đây:
- Tiêu đề: Chỉ cần 1 tiêu đề ngắn gọn đề cập nội dung và tên công ty. Bạn có thể sử dụng cấu trúc: “Thư mời phỏng vấn_Tên công ty” hoặc “Tên công ty_Thư mời phỏng vấn”.
- Nội dung: Trình bày ngắn gọn các nội dung như cảm ơn ứng viên đã quan tâm đến công ty, giới thiệu sơ lược về doanh nghiệp, mục đích gửi thư là mời ứng viên đến tham gia phỏng vấn, địa điểm và thời gian phỏng vấn cũng như thông tin liên lạc của doanh nghiệp.
- Phần kết: Gửi lời cảm ơn và bày tỏ mong muốn chào đón ứng viên đến tham gia buổi phỏng vấn.
Những nội dung trên cần được trình bày ngắn gọn, không nên lan man, dài dòng chỉ cần tóm gọn đầy đủ thông tin là được.
Nên tóm gọn nội dung, tránh lan man, dài dòng
Những lưu ý khi viết thư mời phỏng vấn
Nêu cụ thể địa điểm và thời gian phỏng vấn
Nội dung của thư phải đề cập cụ thể đến địa điểm và thời gian diễn ra buổi phỏng vấn. Bạn cần phải ghi rõ giờ, ngày, tháng, năm phỏng vấn. Đối với địa điểm phỏng vấn, nếu công ty tọa lạc ở địa điểm khó tìm thấy thì nên có hướng dẫn ngắn gọn để ứng viên dễ dàng tìm được.
Văn phong thân thiện nhưng vẫn chuyên nghiệp
Chỉ cần thông qua thư mời phỏng vấn, ứng viên cũng có thể đánh giá được sự chuyên nghiệp của một doanh nghiệp. Vì vậy nên bạn nên sử dụng ngôn từ sao cho lịch sự, chuyên nghiệp trong từng câu chữ. Tuy nhiên, không được để thư mời quá cứng nhắc mà cần thể hiện được sự thân thiện, thoải mái để tránh làm ứng viên áp lục với buổi phỏng vấn.
Bạn nên có những chỉ dẫn cụ thể để ứng viên tiết kiệm được thời gian
Chỉ dẫn cụ thể
Có khá nhiều ứng viên gặp khó khăn trong việc tìm đến địa điểm phỏng vấn. Đặc biệt là những doanh nghiệp có trụ sở trong những trung tâm thương mại hoặc các tòa nhà lớn thì việc tìm được đường lên văn phòng và gửi xe cũng sẽ làm mất kha khá thời gian. Vì vậy để hỗ trợ ứng viên, bạn nên có những chỉ dẫn cụ thể trong thư mời được gửi qua email.
Gọi điện xác nhận sau khi đã gửi thư mời qua email
Để có thể chắc chắn ứng viên đã nhận được thư mời, sau khi đã gửi email bạn nên gọi cho ứng viên để yêu cầu xác nhận. Vì trong một số trường hợp các ứng viên có thể quên kiểm tra email hoặc thư mời đã bị chuyển vào mục spam.
Cũng có khá nhiều ứng viên không tham gia phỏng vấn nhưng lại không trả lời thư mời, nên để tiết kiệm thời gian cho cả 2 bên bạn nên gọi điện trước để xác nhận.
Sau khi đã gửi email, bạn nên gọi cho ứng viên để xác nhận
Những mẫu thư mời phỏng vấn chuẩn nhất hiện nay
Mẫu 1
Chào bạn, [Tên ứng viên]
Lời đầu tiên, chúng tôi xin gửi lời cảm ơn đến bạn vì đã quan tâm đến vị trí ứng tuyển của công ty [Tên công ty]. Thông qua những hồ sơ được bạn đã gửi đến, chúng tôi nhận thấy bạn có kiến thức chuyên môn phù hợp với vị trí mà chúng tôi đang tuyển dụng.
Chúng tôi trân trọng mời bạn đến tham dự buổi phỏng vấn của chúng tôi tại:
Địa điểm:
Thời gian diễn ra:
Để buổi phỏng vấn diễn ra thuận lợi, bạn vui lòng phản hồi email sau khi đã nhận được. Nếu có thắc mắc gì thì bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua:
Thông tin liên hệ:
Trân trọng,
Mẫu 2
Xin chào bạn [Tên ứng viên],
Chúc mừng bạn đã vượt qua vòng xét tuyển hồ sơ của công ty [Tên công ty] chúng tôi cho vị trí [Tên vị trí tuyển dụng].
Chúng tôi nhận thấy bạn có kiến thức chuyên môn phù hợp với công việc cho vị trí mà chúng tôi đang tuyển dụng. Vì vậy nên chúng tôi gửi thư mời để hẹn bạn đến phỏng vấn tại:
Địa điểm:
Thời gian diễn ra:
Bạn vui lòng xác nhận lại địa điểm và thời gian phỏng vấn ngay sau khi nhận được thư này để công ty chúng tôi có sự chuẩn bị để đón tiếp bạn chu đáo nhất. Để biết thêm các thông tin khác, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi qua:
Thông tin liên hệ:
Trân trọng,
Thư mời phỏng vấn chuẩn nhất
Revup đã giới thiệu cho bạn 2 mẫu thư mời phỏng vấn chuẩn nhất và những lưu ý khi viết thư mời phỏng vấn mà bạn cần biết. Mọi thông tin thắc mắc xin vui lòng liên hệ đến số điện thoại 0979737173.
- REVUP nhận cung ứng lao động tại KCN Nhơn Trạch II – Lộc Khang uy tín - Tháng Tư 1, 2023
- Đơn vị cung ứng lao động tại KCN Xuân Lộc uy tín nhất - Tháng Ba 25, 2023
- Đơn vị cung ứng lao động tại KCN Thạnh Phú chuyên nghiệp - Tháng Ba 18, 2023
